传统的监理与各方关系
1、与业主关系——被委托与委托关系
业主与监理单位之间是委托与被委托关系,监理单位受雇于业主,代表业主的利益,依据监理合同中的内容及权限,全权处理有关工程建设过程中的一切事宜,但监理部是业主代表,对设计工程进度与质量相抵触,投资费用等重大事项的处理,必须得到业主认可。总之,监理工程师始终以维护业主的合法权益为工作宗旨,开展各项监理工作。
2、与总承包商关系——监理与被监理关系
监理单位与施工总承包商是监理与被监理的关系,承包商在施工时须接受监理单位的督促和检查,并为监理单位开展工作提供方便,包括提供监理工作所需的原始记录,施工组织设计进度计划等技术资料。凡分包商需进行阶段验收或隐蔽工程验收的项目,总承包商应先验收通过后再交监理单位验收。监理单位要为施工的顺利创造条件,按时按计划做好验收工作。
3、与分包商关系——监理与被监理关系
监理单位同分包商之间也是监理和被监理的关系。分包商在施工进度,技术方案和施工措施上确认事项,应通过总承包商向监理单位提出,监理单位发出的工程整改通知书或停工通知书,由监理单位发给总承包商,再由总承包商转发给有关分包商。
4、与设计单位关系——工作关系
监理单位与设计单位无合同关系。但监理工程师本着对业主负责的态度,将与设计单位保持经密的联系。监理单位在施工监理过程中应认真贯彻设计意图,严格督促施工承建商按图施工,监理单位无权变更设计。凡发现图纸中有疑问或提出建议时,均需与设计单位进行商讨并由设计单位作出修改变更意见,设计单位如发现施工承建商在施工过程中有不符合设计、施工规范的行为时,应及时向监理单位提出,并由监理单位及时组织有关人员处理。
5、与政府职能部门关系——被管理与管理关系
政府各职能部门依据有关的法律、法规对工程项目进行强制性的管理并对监理单位实行监督管理。监理单位应及时了解和掌握政府职能部门颁发的法律、法规、并及时提供给业主和施工承包商,以保证项目建设在法制轨道上进行。做好工程信息的统计上报工作,并协助有关职能部门做好项目的验收工作;在设计各项需报批的施工作业时,应督促施工承包商在措施上满足政府要求,并及时通过政府部门的批准。
IT监理
IT审计信息化工程监理逐渐引起了有关各方的关注。从监理标准的制定到监理法规的出台,从监理企业资质认证到监理人员的培养,目前的信息化工程监理正在由“自发”到“自觉”,从“试点”到“推广”,一步步走向成熟。虽然取得了一定成绩,但在思想认识、理论研究、法规建设及实际操作中仍存在诸多问题,国内IT监理行业面临着严峻挑战。为此,从引导和服务国内信息化工程监理规范发展的角度出发,有必要理顺IT监理与建筑监理、IT监理与IT咨询、IT监理与项目管理以及IT监理与IT审计之间的关系,从而使人们进一步认识IT监理在信息化建设中的重要地位和作用。
1、IT监理与建筑监理的关系
对信息化工程实施监理是从建筑工程建设中借鉴过来的。在经历了长期信息化实践的惨痛失败检验之后,信息化建设对每一个企业而言成为一种挑战。如何预防和控制信息化过程中潜在的各种风险,成为IT建设项目要解决的首要问题。在这一契机下,引入项目监理成为了IT项目建设的希望所在。
显然,IT监理和建筑监理尽管在任务、目的和某些工作依据上相同,但由于信息系统工程本身的特殊性,决定了它与建筑监理之间的重大区别。具体包括:(1)IT监理要求在信息化项目开始之初就介入,来协助业主单位开展项目的咨询和招投标工作,直至项目实施完成和验收,因此IT监理是全过程的监理。(2)信息系统监理的内容包含3类即综合布线、网络系统集成及应用软件开发的监理,尤其是软件开发工程的监理,是信息工程监理的最大难点,也是信息工程监理与传统建设工程监理最本质的区别。(3)由于信息技术的日新月异,信息工程监理仍未形成完整和成熟的技术标准和规范,仅有一些局部的资料参考,如综合布线、软件工程等局部环节有国际和国家标准、规范供参考。显然IT监理要比建筑监理更加难以开展。
作为一个新生的行业,市场上的信息化监理公司良莠不齐,有相当一部分从建筑监理行业发展而来,尽管借鉴了建筑监理成熟、规范的做法,但留有过多建筑监理的痕迹,尤其是其中有一些并不适用于IT监理;与此同时,造成了监理人员的整体素质不高,没有足够的IT监理咨询经验;更不具备风险事前预测、规避和事后控制能力。因此,IT监理要进一步向前发展,必须针对IT项目的特点,严格资质审批和资格审查,实现综合布线、系统集成及软件开发监理人员的分业经营,不断提高从业人员素质。既要保证项目整体目标,又要约束项目中不规范行为,加强对项目的风险控制。
2、IT监理与IT咨询的关系
在信息化建设过程中,企业为了少走弯路,要求先进行IT咨询和总体规划。这已成为企业信息化的成功经验之一。然而在IT咨询过程中,企业的需求要求咨询公司对各种产品要有全面的了解,而咨询公司不可避免地存在偏好和擅长的问题。同时,许多咨询公司都有自己的业务伙伴,对企业的咨询建议必然会受到其业务关系的影响。因此,对企业而言,咨询本来是为了避免存在风险,结果却有可能又误人歧途。当然,国外的IT咨询有些不同。因为从规划、培训到实施,咨询公司都要介入其中,尤其是咨询公司自身的业务素质和职业道德为信息化工程的顺利进行提供了重要保证。
可见,只有纯粹的IT咨询是远远不够的,要保证信息化的顺利开展,必须借助IT监理。IT咨询不能代替IT监理。
当然,在引入IT监理的同时,独立的IT咨询仍可以存在。因为咨询侧重于规划,监理则侧重于控制,二者的工作侧重有所不同。然而实践证明,对信息化企业而言由监理公司既负责咨询、规划,又负责监理更具有可行性,而且与独立的IT咨询相比,更具有连续性,更有利于监理工作的开展。但前提是一定要确保IT监理的第三方地位,坚决避免同体监理,监而不理的现象,从而保证IT监理既不是甲方的代言人也不是乙方的代言人,而是对合同双方共同负责,对项目的成功负责。当然,秉公“执法”不仅要割断监理方与处于同一价值链上的系统集成商之间的利益关系,同时也要避免存在利益上的“冲突”关系。
因此,IT监理公司必须明确界定自己的工作范围和内容。如果要求监理人员具备“咨询”的能力,就要相应地要求监理人员获得咨询从业资格。在监理人员构成中,监理公司也应根据不同监理阶段需要,安排具备不同监理资格的监理人员。
3、IT监理与项目管理的关系
项目管理的内涵在于,完成项目所需的各种资源包括时间、成本、质量及范围相互之间是有冲突的,项目管理就是要从中寻找一种平衡。除此之外,项目管理还具有其他丰富的内容,如风险管理、沟通管理、人力资源管理、采购管理等方面。而信息系统工程监理应该是一种符合我国国情的项目管理方式,除主要实现项目质量、进度、成本控制目标外,还包括合同管理、信息管理、协调项目团队等内容。可见,项目管理和IT监理存在管理内容和目标上的一致性和交叉性,只是项目管理有着更全面、丰富的知识体系。因此,应运用现代项目管理理论来推动我国信息系统工程监理的健康发展。
在实践中,IT监理和项目管理分别由不同的主体来分担。其中,由承建方负责组织开展项目管理,由独立的第三方监理机构负责实施对项目的IT监理。就监理自身的阶段划分而言,是基于项目管理的启动、设计、实施、验收等过程。因此,监理工作首先是基于项目承建方的项目管理基础上展开的。在信息化建设中,IT监理首先应要求承建方要有科学规范的项目管理;然后基于项目管理计划,监理方在建设的不同阶段有不同的风险管理计划、质量控制计划、进度控制计划以及沟通计划等管理形式和手段,所有这些都是对承建方的项目管理进行的监督,并对项目管理中不规范的行为予以纠正;同时在项目的技术关键点进行质量和进度把关,以保证项目建设目标的实现,从而达到全过程的监理控制。可见,在信息化建设过程中,IT监理与项目管理之间是紧密联系、相辅相成的。
正是因为两者之间的紧密联系,在信息化建设中,首先要求IT监理必须明确界定自身的职责范围,尤其是要与承建方在项目管理范围划分上做到分工明确。按照不同类型项目监理范围不同的要求,严格遵照有关项目文件规定的范围执行。同时,理顺与建设方的关系,真正做到以“第三方”的立场,对信息化项目进行管理。其次,要有一套切实可行的项目管理方法,对项目从立项准备到招投标、从实施到试运行和最后验收的每个阶段都要一步一个脚印地按确定的计划和方案推进,结合质量、进度、成本目标的控制进行项目管理,对项目自始至终实施全过程监理。当然,目前我国的信息系统工程监理基本上是程序性监理,监理的职责主要是按合同条款的规定来规范建设方和承建方的行为。这是一个必然的过程,程序性监理是前提和基础,不断提高才能达到实质性监理的要求和水平。
4、IT监理与IT审计的关系
在目前的信息化建设领域,人们对IT审计仍存在模糊认识,有人甚至认为IT监理就是IT审计。显然这种认识是不正确的。因为IT监理是我国信息化建设借鉴建筑工程建设的做法而产生的,是符合我国国情的信息系统工程监理形式,国外则没有IT监理;而IT审计则是国外信息系统工程采取的做法,国内目前并没有开展。
所谓IT审计,是指审计人员接受委托或授权,收集并评估证据以判断信息系统是否有效做到保护资产、维护数据完整并最有效率地完成组织目标的活动过程。IT审计具有与财务报表审计相同的作用,包括鉴证、促进和咨询等。与IT监理相比,IT审计立足于企业的战略目标,为有效实现战略目标而采取的一切活动过程都是IT审计的业务范围,甚至包括与信息系统有关的所有领域。不仅包括对建设过程的审计,更重要的是对信息系统的运营审计,只要信息系统在运行,审计活动就一直存在。IT审计的目的是合理保证信息系统能够保护资产的安全、数据的完整、系统有效地实现组织目标并高效率的利用资源,其关注的核心是资产保护与信息系统的效率和效果。IT监理则不同,首先IT监理主要应用在信息化工程建设阶段,并且随着信息系统工程的验收,IT监理活动也就宣告结束;其次,IT监理的目的是协调、控制工程建设质量、进度和成本3大目标的实现,因此关注的是项目建设的质量、进度和成本是否符合项目要求。
因此,IT审计的作用是IT监理所不能替代的。我们应从不断健全和完善IT监理机制的角度出发,借鉴国外IT审计的有效做法,不断提高IT监理的地位和作用。当然,从长远来看,随着企业管理水平的提高,尤其是信息化应用的深入,信息化建设过程只有IT监理是不够的,应找准时机,逐步发展我国的IT审计行业,和IT监理一道共同为企业信息化建设保驾护航。
业主、承包商和监理工程师的基本关系
业主是建设项目的投资主体和责任主体。它通过招标投标,择优选择施工单位和监理单位,并与中标单位签订合同,通过合同文件规定合同双方的权利、义务、风险、责任和行为准则。业主与施工单位签订施工承包合同,按合同向承包商支付其应支付的款额,并获得工程。业主与监理单位签订委托监理合同,向监理单位授权,委托监理单位对施工承包合同进行管理,控制工程的进度、质量和投资,并向监理单位支付报酬。
承包商是业主通过招标所选定承建工程项目的单位,它与业主签订施工承包合同。承包商应按照合同规定,实施工程项目的施工、完建以及修补工程的任何缺陷,并获得合理的利润。承包商应接受监理工程师的监督和管理,严格执行监理工程师的指令,并只从监理工程师处取得指令。
监理工程师受雇于业主,在业主的授权范围内进行合同管理,履行合同中规定的职责,行使合同中规定或隐含的权力。监理工程师不是合同的当事人,无权修改合同,也无权解除合同任一方的任何职责、义务和责任。监理工程师可按照合同规定向承包商发布指令,承包商必须严格按指令进行工作。监理工程师可按合同对某些事宜作出决定,在决定前应与双方协商并力争达成一致,如不能达成一致,应作出一个公正的决定。业主和承包商都应遵守监理工程师作出的决定,如不同意,可在执行的同时提出索赔或仲裁。
应该强调的是,除了上述合同规定的关系,在履行合同过程中,有关各方的团结协作关系是极为重要的。团结协作关系是指为了合同的标的——完成工程项目这一共同目标,合同有关各方应该尽可能地密切配合,相互支持,相互谅解、友好地解决矛盾与争端,使工程项目能按时保质地完成。
合同双方的最终利益是一致的,这就是按合同要求完成工程项目。对业主方来说,可以尽快投产、获得多方面的效益;对承包商来说,项目的完成一方面可得到一定的经济收益,另一方面也为公司赢得了声誉、积累了经验、培训了人才,为今后开发市场打下了基础;对工程师而言,同样也是经济收益与信誉双丰收。美国建筑行业协会的一项研究表明:项目有关各方缺少团队精神、有关各方之间交流太少、项目中某些或全部当事人之间有敌对关系倾向是妨碍合同顺利履行的重要原因。由此也可以看出团结协作关系的重要性。
需要指出,业主由于其在合同有关各方关系中的固有地位,在形成团结协作关系,创造一个和谐的工作环境上,负有首要的责任和起着主导的作用。而监理工程师也应充分发挥其协调作用,在业主和承包商之间起到润滑剂的作用,努力避免扩大矛盾,尽量把矛盾及时就地解决。
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